上海市政府公文处理浅析，关于公文处理的一些问题

1，关于公文处理的一些问题

一般包括：文件接收、编号、登记、送批阅、交办、归档等

关于公文处理的一些问题

2，上海市国家行政机关公文处理实施细则

第一章　总则第一条　为使本市各级国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》和本市实际情况，制定本细则。第二条　行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。第三条　各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。第四条　各级行政机关要逐步改善办公条件，积极推进办公自动化建设，推广应用计算机电子公文，努力减少纸质公文的数量，提高公文处理工作的效率和公文质量。行文要少而精，注重效用。第五条　各级行政机关的办公厅、办公室、秘书处是公文处理的管理机构。其主要职责是：　　（一）制订、落实公文处理业务规范，做好本机关的公文处理工作。　　（二）对下级机关的公文处理工作进行指导，组织经验交流和业务培训。　　（三）负责公文办理过程中的督查工作，推动行政机关各项决策和部署的贯彻落实。　　（四）会同有关部门搞好办公自动化建设。　　（五）负责公文处理中的安全保密工作，开展经常性的保密教育和保密检查，落实安全保密措施。　　（六）完成与公文处理有关的其他工作。第六条　各级行政机关要重视公文处理工作。各级行政机关的办公厅、办公室应当设立文秘部门或者配备专职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，公正廉洁，深圳有关专业知识和操作技能。第七条　公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。通过会议等途径发出的公文，收文者应当及时交本单位文秘部门登记处理。第八条　各级行政机关的公文处理工作，应当贯彻“党政分开”的原则。第九条　公文处理工作必须做到及时、准确、安全，并严格执行保密法律、法规和有关保密规定，保守国家秘密。第二章　公文种类第十条　行政机关的公文种类主要包括命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要，具体适用范围如下：　　（一）“命令（令）”适用于依照有关法律、法规的规定发布规章，施行重大强制性行政措施，奖励有关单位和人员，撤销下级机关不适当的决策。　　（二）“议案”适用于各级人民政府按照法律程序，向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。　　（三）“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员。　　（四）“指示”适用于对下级机关布置工作，阐明有关指导原则。　　（五）“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。　　“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。　　（六）“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。　　（七）“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。　　（八）“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。　　（九）“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。　　（十）“批复”适用于答复下级机关请示事项。　　（十一）“函”适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。　　（十二）“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章　公文格式第十一条　公文一般由公文名称、秘密等级、紧急程度、份数序号、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。　　公文各组成部分的要求如下：　　（一）公文名称置于首页上方，一般由发文机关名称加公文种类或“文件”两字组成。联合行文，公文名称中的主办机关应当排列在前。　　（二）秘密公文，应当按照国家秘密密级具体范围的规定，在首页右上角分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。　　（三）紧急公文，应当在首页右上角秘密等级之上分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。　　（四）公文的份数序号，置于首页左上角。公文的发文字号，包括机关代字、年份、序号，置于公文名称之下并居中；联合行文，只标明主办机关发文字号。　　（五）上报的公文，应当在发文字号的右侧注明：“签发人：×××”。联合上报的公文，只需注明主办机关签发人姓名。　　（六）公文标题，应当完整、准确、简要，即一般应当标明发文机关名称、公文主要内容和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个机关名称之间可加顿号外，一般不用标点符号。批转或转发的公文，标题中不冠发文机关名称，但应当在文末或标题之下写明。会议通过的文件，应当在标题之下、正文之上注明会议名称和通过日期。　　（七）除“公告”、“通告”、“会议纪要”外，公文应当标明主送机关名称（同类型机关可用统称）。主送机关名称一般置于标题之下、正文之上，顶格写；“命令”的主送机关名称也可置于公文末页主题词栏之下、抄送栏之上。　　（八）公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称，或在正文相关处用括注标明“见附件”等字样。但正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件的，不加附件说明，也不标注“见附件”等字样。附件应当在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起；如附件篇幅较长，制作复杂，可分别装订，并在附件首页的左上角注明发文字号。　　　（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。如领导人签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。电报的成文日期，以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日。　　（十）除“会议纪要”和翻印的文件外，公文应当加盖印章，“命令（令）”一般加盖发文机关领导人的签名章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。用印应当端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。用印页如无正文，应当在页首用括注标明“此页无正文”。　　（十一）附注（如“此件发至县团级”、“此件可登报”等）应当置于成文日期左下方并加上括号。　　（十二）主题词置于公文末页抄送栏之上，词目之间应当有一个字的间隔。上报的公文，应当按照上级机关的要求标引主题词。公文的主题词一般不超过5个。示引顺序是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的类属词。　　（十三）抄送机关名称置于主题词栏之下。　　（十四）印发机关名称和印发日期置于抄送栏之下，印发日期以送印日期为准。如需注明印数，应当注在印发栏之下并居右。

上海市国家行政机关公文处理实施细则

3，国家行政机关公文处理办法实施细则

在正文中不是一定要写明具体签发人。但在底稿（签发稿）中一定要写明具体签发人。

国家行政机关公文处理办法实施细则

4，浅谈公文处理工作中的几个问题

浅谈公文处理工作中的几个问题　　　　李勇　　　　公文处理工作的水平，不仅反映了公文处理人员的素质，也反映了机关的工作水平和工作作风。提高公文处理的水平，能够有效地提高机关工作效率，体现国家机关形象。在公文处理工作中，笔者经常遇到一些问题，现将这些问题提出来，与大家共勉，希望能够为提高公文处理质量发挥一点作用。　　　　一、文种的使用问题　　　　文种是内容性质、具体功用相同的同类公文的规范化名称。在行政公文标题的三要素中，文种是必不可少的。正确认识不同种类行政公文的性质、作用和适用范围并恰当地选择使用文种，是做好公文处理工作的关键之_，它直接影响到公文的规范化和严肃性。文种使用准确的行政公文，能有效地体现其权威性和约束力，提高行政机关的办事效率。　　　　现行的《国家机关公文处理办法》明确规定了行政机关公文的种类有十三种，其中如命令（令）等一些文种在一般行政单位用得较少。比较常用的下行文文种有通知、通报、意见等等，这一类公文在处理过程中也较少发生问题。最为常见的问题一般出现在平行文和上行文中。　　　　不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项一般用“函”。但在实际工作中，很多单位为了体现对对方单位的尊重，在请求批准审批事项中使用“请示”这一文种，这是一种典型的错误。　　　　上行文有三种文种：请示、报告、意见。请示是适用于向上级机关请求指示、批准的文种。报告是适用于向上级机关汇报工作、反映情况和答复上级机关询问的文种。意见比较特殊，可以适用于上行文、平行文和下行文等，意见作上行文时，一般应是下级机关对重大问题提出的见解、解决问题的办法作为建议请求上级机关批转、转发。在文字表述上更应把重点放在解决问题的办法、措施上。另外，应当特别注意，要体现部门负责的原则。凡是本部门职权能解决、能办到的事项，不必在意见中出现。本部门能做到的办法、措施，没必要再向上级建议。只有自身无法解决，本部门、单位的工作涉及其他部门，超出自己职权范围的事项，才在意见中表达清楚，争取上级机关认同，以上级机关名义批准、同意、批转、转发，达到促进工作的目的。　　　　在上行文的草拟过程中，很多公文处理人员没有准确把握文种的定义，随意而为。一种情况是错用文种，口头语中，习惯性地将上行文称之为“报告”。领导交办下来要求就某一件事写个“报告”给上级机关，于是公文草拟人员便不看公文的实际内容而将文种定为“报告”。第二种情况，随意自创文种，请求上级机关批准便是《关于×××的请求》，汇报工作便是《关于×××的汇报》，解释某一具体事件便是《关于×××的说明》或《关于×××的解释》。　　　　公文处理人员首先要严格遵照国家关于文种选用的规定，熟悉每一种文种的定义。一要准确把握公文发文的目的。如在上行文中，请求上级机关对有关事项给予指示、批准或答复的，用“请示”；不要求上级机关答复，只是下情上达，陈述情况的，用“报告”。二是要熟悉机关的组织系统、领导关系和职权范围，准确把握行文关系。如《国家行政机关公文处理办法》第十五条规定：“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。” 　　　　总之，行政公文文种的选择应严格按照党和国家的公文处理规定，根据制发公文的.目的、制发机关的权限、收发文之间的行文关系，认真领会每一个文种的性质和适用范围，从而选择正确的、合乎行文目的和要求的文种。只有这样，我们才能适应形势的发展，对公文文种功能性质不断进行调整，从而维护机关单位之间的正常工作秩序，促使公文处理规范化。　　　　二、公文文字处理的问题　　　　部分公文存在语言过于口语化、方言化，逻辑性不强，以及公文标题不能准确全面地概括公文内容等问题，尤其是有的请示性公文动辄先谈意义，看了三五页纸都不知道行文的目的，毛泽东同志在《反对党八股》中说：“我们的同志……写文章，做演说，著书，写报告，第一是大壹贰叁肆，第二是小．二三四，第三是甲乙丙丁第四是子丑寅卯，还有大ABCD，小abcd，还有阿拉伯数字，多得很！”这种现象至今还不同程度的存在，没有完全体现公文精简、高效的基本原则。　　　　毛泽东同志认为公文写作要起句立意，开门见山，使阅者一看公文开头的第一句、首段，就明确意识到该文件的主旨所在，以使阅者立刻进入文境。他在亲自起草的《纠正文字缺点》中要求，“一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要的文句说明全文的目的或结论，唤起阅读者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去”。这也是公文写作的技巧所在。　　　　在公文处理过程中，还经常见到错别字、标点符号错误、一般常识错误等问题。如，“无尚的光荣”，“再接再励”，国家××局发布的“关于×××××的通知”，人事部、国家××局授予×××同志为《全国××××先进工作者》称号，关于请求×××××的请示，省委书记、省人大主任×××等等。　　　　为防止出现类似问题，公文写作人员必须具有丰富的知识，不仅包括本行业的专业知识，还应包括社会科学知识和自然科学知识，以及生活常识。而获取知识的唯一途径就是学习。毛泽东同志在《工作方法六十条》中提出，干部应该“学点自然科学和技术科学；学点哲学和经济学；学点历史和法学；学点文学；学点文法和逻辑”“一个革命干部，必须能看能写，又有丰富的社会常识与自然常识，作为从事工作的基础和学习理论的基础，工作才有做好的希望”。这是对公文写作人员的最基本要求。　　　　三、公文处理的程序问题　　　　《国家行政机关公文处理办法》和有关细则、标准对公文处理的程序做出明确的规定。但笔者在与部分单位办文人员的交流中，发现很多单位办文不按程序处理。普遍的现象是公文不经过办公室（文秘部门）的审核，便由负责草拟公文的职能处（科）室直接交由领导签发，在领导签发后，再交由办公室（文秘部门）处理，使办公室（文秘部门）无法把握公文的动向，失去协调工作的良好时机而陷入被动；或者公文的签发是在主要负责人签发后再交给分管负责人，这不利于分管负责人提出修改意见，从而影响公文的质量，导致工作开展的不便。还有很多单位发文都是直接寄送到有关单位的对口部门，部分公文没有经过办公室（文秘部门）的收文程序，即收文登记、初审和拟办等程序，直接由所在处（科）室承办，使办公室（文秘部门）无法对公文承办情况进行督办检查。遵守发文、收文、归档等办文程序，是提高办文质量，提高工作效率的有效途径。创制公文、传递公文、办理公文、处置办毕公文、管理公文等公文处理基本任务的完成，都有其特定的程序，对每一道程序的敷衍塞责，甚至忽略，都会留下一些矛盾和问题，给公文质量和后续工作的开展带来一定的影响。因此，在工作中，我们要严格按照《国家行政机关公文处理办法》、《档案法》和《保守国家秘密法》等相关法律法规、标准的规定和要求，发文坚持草拟、审核、签发、复核、登记编号、膳印、校对、核发、用印、封发等程序；收文坚持签收、登记、初审、拟办、批办、分办、承办、催办等程序。上述程序是相互衔接、前后照应的，一环扣一环，是一种接力赛式的群体行为。不顾办文工作各个环节之间的内在联系，人为地打乱工作流程，或者各个环节的工作没有很好配合，彼此脱节，这些实际上都是不尊重公文处理工作的客观规律的行为。　　　　在收文、发文等程序完成之后，应严格按照《机关文件材料归档范围和保管期限表》的规定对公文进行鉴定、销毁或归档，对于涉密文件应按照《保守国家秘密法》来处理。　　　　总之，公文处理人员应努力提高自身的政治素质和文化素质，严格按照《国家行政机关公文处理办法》以及有关标准的规定和要求，从办文程序、文件格式、文件内容等方面努力提高公文质量和工作效率，在民众面前树立政府机关的良好形象。　　　　（作者单位：湖南省档案局办公室）　　　　

5，行政公文发文处理是行政机关日常必须做好的基础性工作也是办公部

正确答案：D 解析：发文处理包括：拟稿、会签、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。发文处理的第一阶段即文稿的形成，也就是首要任务是公文的撰制工作。因此本题选择D

6，公文处理包括哪些方面

一般包括：文件接收、编号、登记、送批阅、交办、归档等。公文管理是公文处理的重要内容。一般来说，公文处理包括三大环节：即公文的形成；公文的处理；公文的管理。这三个环节环环相扣，缺一不可。在公文形成-公文处理-公文管理的整个流程中，公文管理是公文处理工作的重要环节，也是行政机关日常管理工作中不可缺少的重要内容

一般包括：文件接收、编号、登记、送批阅、交办、归档等。其中发文办理包括：1酝酿、草拟、2审核、签发、3复核、校对、4用印、登记、5发出、公布。

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