会议召开前及时通知全体股东或其他与会人员；2.由董事会召集，董事长主持；3.出席会议的股东应对所议事项进行表决；4.作会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名,明确会议主题:也就是说，主办方必须明确本次会议的“目的”开会,第四十二条股东会会议由股东按照出资比例行使表决权；但是，除非公司章程另有规定,第四十一条召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东,但公司公司章程另有规定或全体股东同意的除外。
1。会议召开前及时通知全体股东或其他与会人员；2.由董事会召集，董事长主持；3.出席会议的股东应对所议事项进行表决；4.作会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。法律依据:《中华人民共和国公司法》第四十条公司法律有限责任公司设立董事会的，股东会由董事会召集，董事长主持；董事长不能履行职责或不履行职责时，由副董事长主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同选举产生一名董事。第四十一条召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东。但公司公司章程另有规定或全体股东同意的除外。股东会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。第四十二条股东会会议由股东按照出资比例行使表决权；但是，除非公司章程另有规定。
1。明确会议主题:也就是说，主办方必须明确本次会议的“目的”开会。只有明确了会议的主题，才能知道参会人员是谁，会议议程的长度，参会人数，会议地址。2.会议议程:开会为了提高“有效性”，主办单位必须对“会议议程”进行安排，使开会在内容进行分段后，能够把握主要发言人的时间控制和发言时间控制。这样可以避免出现“会场延迟”或“个别发言过长”导致整体会议议程失控，导致虎头蛇尾的情况。3.会前通知:会议内容确定后，要通知相关参会人员，特别是会上的发言人一定要通知到位；同时，主办方一定要提前告知他人自己发言的长度和内容，最好是“审稿”。4.会期控制:在主持会议的过程中，主持人的控场能力很重要；适当停止某人的“长篇大论”，适当做一个发言总结；控制每个环节的流程时间等。会议议程尽量避免“加班”。对于一些未完成的事项，可以邀请几个关键人员留下来，会后“继续谈”。
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