公司印章使用管理办法，公司行政单位印章管理细则 有哪些工具与方法
来源：整理 编辑：好学习 2023-08-14 22:52:31
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1，公司行政单位印章管理细则 有哪些工具与方法
公司行政单位使用的印章为公司的公章，公司单位行政印章由公司董事长授权向相关部门核发或核销；后由董事长授权公司办公室（行政部门）管理和使用；1.办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的审批文件并按取得相应权限领导的审批同意意见后，连同需用印的文件等一并交印章管理专员，由其审核审批手续齐备后用印。注：为预防经办人和印章管理专员绕开审批私自用印的行为发生，公司应当建立智能印章管理系统，对印章实时动态进行掌控，保障每次用章申请必须经过领导人的审核以及授权。2.印章管理专员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。注：人有失足，马有失蹄，印章保管、使用安全不能太过于依赖印章管理专员，为预防工作人员疏忽导致印章被偷盗、盗盖等行为，企业可结合思格特智能印章管理系统当中的智能印章机实现公司印章全天候实时监管，不用章时，领导人通过APP远程锁止，关闭所有权限，任何人便不能打开设备更换取出印章。使用时并不需要开锁取出，只要登录申请，通过之后即可使用设备对文件进行盖章，人章分离管控，保证马无蹄可失。3.印章使用实行登记备案制，每次印章使用去明确记录经办人、审批人、时间、地点、用印类型等信息，以明确责任，落实到人。注：同样的，印章使用登记记录工作依赖人工操作，公司依然无法保证所登记的信息就是印章真实使用场景，解决方案使用思格特智能印章管理系统，盖章过程自动记录、自动拍照上传服务器，随时随地登录后台查看，过往所有印章使用信息一目了然，保障印章使用记录无漏登、无错登。
2，公司公章管理制度
为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、启用、使用、保管、封存及废止，保证印章使用的严肃性，维护公司的合法权益，特制定本制度。第一条 为加强对****有限公司（以下简称“****”）印章的管理，特制定本办法。 第二条 本办法所指****印章包括“****有限公司”中文、中英文公章，****法定代表人名章及签字章。 第三条 本办法适用于公文、便函、介绍信、证件、证书、统计报表及对外签署的合同、协议等。 第四条 印章的使用，必须严格执行****印章使用管理规定，凡不符合本办法的，一律不得用印。 第二章 印章的使用及管理 第五条 印章的使用 （一）以****名义发出的公文，须经****领导签发批准的文件原稿用印。 （二）****发文的附件（如各类业务报表等）凭发文并按该文中限定发给附件的单位、数量用印。 （三）****各部门用印，应按规定办理用印手续。各国内企业用印，需经总经理办公室批准，按规定办理用印手续。原则上不准外单位人员到总经理办公室直办用印。 （四）办理使用****印章的事项，须由经办人认真填写《用印审批单》（见附件），写明用印单位、用印时间、用印文别、发往单位、事由及印别等，审批单经****领导审核批准，经办人签字后用印。 （五）****法定代表人在公司期间，原则上不使用法定代表人名章、签字章，所需签署文件一律送法定代表人签字。若确需盖法定代表人名章、签字章的，应经法定代表人批准。 在法定代表人出差期间，应由总经理办公室负责人请示法定代表人同意，或经法定代表人授权的其他****领导在《用印审批单》上签字批准后方可盖法定代表人名章、签字章。 （六）经办人用印时须将《用印审批单》一联交总经理办公室印章专管人员收存，并在用印登记本上登记、签字。 （七）****印章应由总经理办公室印章专管人员直接用印。 （八）各部门借用****印章到公司外用印时，必须由总经理办公室印章专管人员随同监印，并于当天下午4：30以前将印章归还。若不能按时归还，经办人员须向主办部门领导报告，并同印章专管人员一起向总经理办公室领导报告，同时写出简要书面说明，按总经理办公室领导批示办理。 （九）****钢印主要用于加盖工作证、退休证或经主管部门批准印发的其它证件。 （十）印别及盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致（代用印章除外），不漏盖、不多盖。 （十一）介绍信、证明信如有存根，要在落款和间缝处一并加盖印章。 （十二）不得在空白介绍信、空白便函、空白证件上用印。如有特殊情况用印，须经****领导批准。 第六条 印章的管理 （一）****法定代表人签字章由总经理办公室主要负责人掌管，****其它印章由总经理办公室指定专人掌管，并实行用印登记制度。 （二）总经理办公室印章专管人员，每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进铁柜内，妥为保管，不得将印章存放在办公桌内。第二天上班后，应首先检查所保管印章铁柜有无异样，若发现意外情况应立即报告总经理办公室领导和保安部门。工作时间印章掌管人员因外出不在岗位时，应将印章妥善保管。 （三）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，总经理办公室领导应指定他人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记管印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签字，总经理办公室领导签字认可后备存。 （四）总经理办公室印章专管人员调离或因各种原因离岗时，总经理办公室领导应指定他人管理印章，并及时办理交接工作，交代用印注意事项。原创文章，尽在文秘知音wm338.com网。 （五）因机构变动需刻制新印章时，须凭经上级主管部门批准的成立新机构的文件；更换旧印章须凭旧印章原样，向总经理办公室申请，经****领导同意后，由总经理办公室印章专管人员到公安局办理刻章事宜。新印章刻制后，各部门在领取新印章时，要认真进行登记，注明签收人姓名、日期以及启用新印章、作废旧印章的年月日，并将旧印章一并交总经理办公室印章专管人员，由其登记造册，统一交归档案资料室，按规定妥善保管。 第七条 印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。 第八条 未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印；经办人拒绝专管人员审核用印内容的，专管人员可拒绝用印，或报告领导处理。 第三章 附则 第九条 各部门印章的保管、使用，应当参照****印章使用管理规定执行。各国内企业可参照本办法制定本单位印章使用管理办法。 第十条 本办法自印发之日起施行。文 章来
3，印章如何管理
为了保障企业印章管理安全规范，企业印章应该从两个方面着手：怎么使用，怎么保管。一、怎么使用实体印章线下使用的模式沿袭多年，其中存在的印章偷用盗用、人情章等违规行为日渐明显，甚至还有私自刻制印章等违纪行为。出现上述情况主要有几方面的原因：1、谁使用、用在哪信息不准确，传统纸质台账无法作为审计的有效凭证，给印章管理留下隐患；2、仅通过肉眼查看，印迹真伪鉴别难，给私刻印章留下可乘之机；针对以上使用环节出现的漏洞，通过电子化的使用流程可以有效规避：1、电子签章技术是通过数字签名、CA认证以及信息加密技术实现的，基于《电子签名法》等法律法规建设。使用时经权威CA认证身份、操作全程留痕、可通过系统追溯每一次使用。有效改善传统物理印章使用与台账记录带来的管理漏洞；2、其次，数字签名技术具备签署身份可识别、签署内容不可篡改的特性。并且可在线实时鉴别真伪，解决了物理印章真伪鉴别滞后（产生纠纷事后限定权责时鉴定显然起不到任何防范风险的作用）、鉴别流程繁杂（需当事人携带纠纷文件至专业机构去鉴别，如公安三所）等问题。二、怎么管理解决了“怎么使用”的问题后，再来了解一下“怎么管理”。管理环节应分为“管章和”管文件“。1、一方面，印章管理员的职业操守关系到企业印章使用的安全性；另一方面，集团型企业中。集团总部如何管理分支结构印章，做到权限收放自如、管而不僵也十分关键。2、印章的固然重要，盖章后的文件归档管理问题也是企业需要着重注意的。针对印章管理与合同管理问题，契约锁提供了一体化的管控方案。1、通过电子印章技术实现印章物理印章统一收归、集中管控；分支机构在线提交印章试用申请，总部在线授权并用章，解决跨区域、跨层级、多人协作用章的问题；2、对文件盖章后的归档管理问题，以电子化归档方案给予解决。在线归档、智能检索、分类管理、权限受控，保障文件信息安全，避免盖章后的文件寄送、存储等占用空间、被偷窃、被遗失或损毁等隐患。加强企业印章规范化管理：（一）完善管理制度“制度是执行的基础”，因此，企业要建立健全企业印章管理制度，按照制度要求设立印章使用流程，对印章管理人员的责任和权利进行明确，保证管理制度的内容涉及印章管理的发放、使用、交接、外借、回收等各个环节。在印章刻制发放时，要保证印章需求属实并且理由充分；在印章使用时，要对用印文件进行检查，保证用印有登记、有审批；在印章进行交接时，要保证有备案留存；在印章外借时，要防范随意用印的风险，印章归还时，要对外出用印文件进行备存；在印章回收时，要对印章的完整性进行检查，与发放时的印章式样进行对比。此外，要将各类印章的适用范围进行明确，加强印章的规范化管理，避免印章混用的现象，让印章的管理有规可依、印章的使用有制可循，从管理的源头避免用印风险事件的发生。（二）强化风险意识首先，企业应大力加强对印章管理相关知识和印章涉及的管理风险的普及宣传，不仅要提高印章管理人员的管理能力和管理意识，同时也要加强企业管理层及其他员工对印章管理的重视程度，改变盖章只是一种形式、盖章不用负责任的想法，增强用印的风险意识，避免违规用印、错误用印、随意用印的行为，在企业内部形成合规、合法用印的意识与习惯。另外，企业应加强印章管理人员的责任意识，在日常的印章管理过程中，要根据管理制度的要求来进行管理，坚持管理原则，保证印章的存放安全、使用安全、交接安全。（三）加强印章管理的督查印章管理风险在企业的经营管理过程中属于潜在风险，但是风险一旦暴露，则一般会出现较大的问题。印章的管理内容比较细小、琐碎、重复，因此印章管理人员在管理时容易出现疏漏，但是小疏漏很可能造成大问题。为保持印章管理人员在管理过程中的警惕性，印章的归口管理部门应加强对印章管理的督查，发现问题及时整改，避免大风险的出现。（四）加快电子印章的上线在遵守有关法律法规的前提下，电子印章的使用具有和传统印章相同的法律效力。完成电子印章的上线，将电子用印与印章使用流程联通，在线上完成印章审批流程后，可自动加盖电子印章，这样就能避免提前用印、混乱用印、无审批用印、伪造用印的现象，实现印章的规范化使用。最近几年印章市场逐渐流行印章记录仪，通过APP管控印章，人印分离，远程管理，全程记录。白鹤印章做的产品蛮好用的。印章是机关、单位对公文、证件生效负责的凭证,是其对内对外行使权力的标志。由于印章的特殊作用,各单位的印章一般都由办公室掌管和使用。但在实际工作中,不重视用印规范、管理混乱等现象时有发生,主要存在以下几个问题:一是思想认识不正确。有的同志相信“三个公章抵不上一个老乡”的庸俗关系学,只要老乡开口就好说;有的认为公章不如领导批条,批条的权威大于公章,批条就是通行证;还有的认为公章不如关系,有了关系路路通,盖章办事都容易。二是印章使用不规范。有的部门没有及时销毁旧的印章,导致新章老章并存;有些同志怕驳了老乡、熟人、亲友的情面,丧失用印原则;还有的贪图方便,在空白介绍信上盖章备用,给不法分子以可乘之机,这种问题在一些基层单位尤为突出。三是印章保管不严格。有的单位对公章“齐抓共管”,办公室多位同志有存放印章抽屉的钥匙;有的单位印章随处摆放,成了可以信手拈来之物;也有些同志缺乏警惕性,存放印章的抽屉或橱门整天开着,或把钥匙挂在上面,以致印章被盗用。印章管理工作是办公室的一项基本职能。笔者认为,应从四个方面加强印章管理工作:第一,重视办公室队伍建设,提高办公室人员素养。
4，办公室用章管理制度
原发布者:qh1187印章管理制度1、总则1.1目的：为规范印章的管理和使用，确保印章管理的安全性、严肃性、有效性，特制定本制度。1.2适用范围：本制度适用于集团总部及各公司。2、印章种类2.1法人印章：集团公司及具有独立法人资格的各公司的公章。2.2专用印章：集团及具有独立法人资格的各公司履行某种特定职责和权力的印章（包括合同专用章、财务专用章、项目部章等）。2.3法定代表人印章：公司法定代表人用来行使职权的个人印章。3、印章的归口管理3.1集团办公室为集团印章归口管理部门，负责集团总部和各公司各类印章的管理、使用监督、印章刻制的审批。3.2集团总部财务部是财务专用章的归口管理部门，负责集团总部及各公司财务印章的使用管理。3.3集团法定代表人印章由办公室和财务部各保管1枚。4、印章的刻制4.1因公司新设或更名需刻制印章的，由集团办公室法律事务人员负责，严格按照工商行政部门的要求进行刻制，刻制完毕后交相应的印章管理人员保管并报上级印章管理部门备案。4.2因损坏或使用时间过长不能继续使用的印章，需由印章管理部门提出申请，分管领导审批后，由集团办公室印章保管人员严格按照工商行政部门的要求进行刻制。印章管理部门需在印章更新后通报财务部门。4.3集团公司、各公司不允许私自刻制部门章。4.4所有印章只能刻制一枚，不得重复刻制。4.5印章管理部门接收新刻印章后，应在《印章信息统计表》上拓具印模并标明经手人及接收时间，并妥善保存。5、印章的保管5.1印章保管人公司印章使用管理办法 第一章 总则 第一条 为加强对****有限公司（以下简称“****”）印章的管理，特制定本办法。 第二条 本办法所指****印章包括“****有限公司”中文、中英文公章，****法定代表人名章及签字章。 第三条 本办法适用于公文、便函、介绍信、证件、证书、统计报表及对外签署的合同、协议等。 第四条 印章的使用，必须严格执行****印章使用管理规定，凡不符合本办法的，一律不得用印。 第二章 印章的使用及管理 第五条 印章的使用 （一）以****名义发出的公文，须经****领导签发批准的文件原稿用印。 （二）****发文的附件（如各类业务报表等）凭发文并按该文中限定发给附件的单位、数量用印。 （三）****各部门用印，应按规定办理用印手续。各国内企业用印，需经总经理办公室批准，按规定办理用印手续。原则上不准外单位人员到总经理办公室直办用印。 （四）办理使用****印章的事项，须由经办人认真填写《用印审批单》（见附件），写明用印单位、用印时间、用印文别、发往单位、事由及印别等，审批单经****领导审核批准，经办人签字后用印。 （五）****法定代表人在公司期间，原则上不使用法定代表人名章、签字章，所需签署文件一律送法定代表人签字。若确需盖法定代表人名章、签字章的，应经法定代表人批准。 在法定代表人出差期间，应由总经理办公室负责人请示法定代表人同意，或经法定代表人授权的其他****领导在《用印审批单》上签字批准后方可盖法定代表人名章、签字章。 （六）经办人用印时须将《用印审批单》一联交总经理办公室印章专管人员收存，并在用印登记本上登记、签字。 （七）****印章应由总经理办公室印章专管人员直接用印。 （八）各部门借用****印章到公司外用印时，必须由总经理办公室印章专管人员随同监印，并于当天下午4：30以前将印章归还。若不能按时归还，经办人员须向主办部门领导报告，并同印章专管人员一起向总经理办公室领导报告，同时写出简要书面说明，按总经理办公室领导批示办理。 （九）****钢印主要用于加盖工作证、退休证或经主管部门批准印发的其它证件。 （十）印别及盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致（代用印章除外），不漏盖、不多盖。 （十一）介绍信、证明信如有存根，要在落款和间缝处一并加盖印章。 （十二）不得在空白介绍信、空白便函、空白证件上用印。如有特殊情况用印，须经****领导批准。 第六条 印章的管理 （一）****法定代表人签字章由总经理办公室主要负责人掌管，****其它印章由总经理办公室指定专人掌管，并实行用印登记制度。 （二）总经理办公室印章专管人员，每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进铁柜内，妥为保管，不得将印章存放在办公桌内。第二天上班后，应首先检查所保管印章铁柜有无异样，若发现意外情况应立即报告总经理办公室领导和保安部门。工作时间印章掌管人员因外出不在岗位时，应将印章妥善保管。 （三）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，总经理办公室领导应指定他人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记管印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签字，总经理办公室领导签字认可后备存。 （四）总经理办公室印章专管人员调离或因各种原因离岗时，总经理办公室领导应指定他人管理印章，并及时办理交接工作，交代用印注意事项。 （五）因机构变动需刻制新印章时，须凭经上级主管部门批准的成立新机构的文件；更换旧印章须凭旧印章原样，向总经理办公室申请，经****领导同意后，由总经理办公室印章专管人员到公安局办理刻章事宜。新印章刻制后，各部门在领取新印章时，要认真进行登记，注明签收人姓名、日期以及启用新印章、作废旧印章的年月日，并将旧印章一并交总经理办公室印章专管人员，由其登记造册，统一交归档案资料室，按规定妥善保管。 第七条 印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。 第八条 未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印；经办人拒绝专管人员审核用印内容的，专管人员可拒绝用印，或报告领导处理。 第三章 附则 第九条 各部门印章的保管、使用，应当参照****印章使用管理规定执行。各国内企业可参照本办法制定本单位印章使用管理办法。 第十条 本办法自印发之日起施行。 参考以上制度，结合自己的实际情况，修改一下就可以了。
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